Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE Tämä on Joutsenon Kullervo ry:n (myöhemmin seura) henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Seloste on laadittu 21.5.2018. Viimeisin muutos on tehty 23.5.2018. 

Rekisterinpitäjä Joutsenon Kullervo ry (Y-tunnus 0159514-9), Pekurintie 3 D, 54110 Lampikangas puh 0400 682 400, info@joutsenonkullervo.fi 

Yhteyshenkilö 
Pekka Rautio, Kulmatie 12, 54100 Joutseno 
puh 040 747 1350, pekka.rautio@pp.inet.fi 
Jäsenrekisteriä ylläpitää seuran sihteeri. Eri jaostojen hallitusten ja joukkueitten nimetyillä toimihenkilöillä on oikeus pitää oman jaostonsa jäsen- ja yhteystietorekisteriä. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojaselosteessa esitetyllä tavalla. 

Rekisterin nimi 
Joutsenon Kullervo ry:n jäsen- ja yhteystietorekisteri 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään rekisteröitävän tahon antaman suostumuksen perusteella jäsenrekisterin ylläpidon ja tapahtumien (vast) osanottajien yhteystietojen mahdollistamiseksi. 
Rekisterissä käsiteltäviä tietoja voidaan käyttää markkinointitoimenpiteiden sekä viestinnän kohdentamiseksi jos siihen on tietojen keruuvaiheessa annettu lupa. Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että huoltaja on antanut tähän suostumuksen.
Rekisteröidyn terveystietojen käsittely perustuu rekisteröidyn tai hänen huoltajan antamaan suostumukseen. 

Rekisterin tietosisältö 
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
- seuran jäsenten yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti, postiosoite, syntymäaika, mahdolliset rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus ja salasana, jalkapallossa PalloID, demogragiatiedot kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli, mahdolliset luvat ja suostumukset, henkilön kuva) 
- Tapahtumiin osallistujien osalta yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti, postiosoite) 
- Erilaisten hakemusten (esim. kesätyö) osalta hakijan yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti, postiosoite) ja hakemuksen kannalta välttämättömät perustiedot (ikä, koulutus, urheilutausta)
Kilpailutoiminnan toteuttaminen (esim jalkapallojaostossa pelaajasiirrot ja ottelupöytäkirjat)
Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
Vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiöille
Sähköinen jäsenviestintä 
Analysointi ja tilastointi 
Toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, arvonta, ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot 
Palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus. 
Tietoja säilytetään niin kauan kun palvelusuhde ja markkinointi sitä edellyttävät. Henkilötiedot poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä tai jäsenyyden päättyessä. Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjapito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen jälkeen.

Säännönmukaiset tietolähteet 
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan mm. paperilomakkeella, verkkolomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, mobiilisovelluksen kautta, rekisterinkäsittelijän tai toimihenkilön syöttäminä, evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla, lajiliittojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä, tapaamisista ja yhteistyökumppaneilta rekisteröitävän tahon suostumuksella. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Rekisteritietoja voidaan jakaa seuran sisällä. Tietoja luovutetaan kolmannelle osapuolelle vain palvelun niin vaatiessa, kuten vakuutusyhtiölle vakuutusta varten. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 
Voimme luovuttaa tietoa tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei ole enää niistä tunnistettavissa. 
Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Palloliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (Pelipassi) rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Palloliiton ylläpitämässä Pelipaikka-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Palloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä saa osoitteesta https://www.palloliitto.fi/tietosuoja/

 Rekisterin suojauksen periaatteet 
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan yleistä huolellisuutta ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden seuran vastuuhenkilöiden toimesta, joiden tehtävään se kuuluu. Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. 

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa. 

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään (oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Kaikki pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.